Pionieren met twee fasen: ‘Samen, flexibel en transparant’

Alle kaarten liggen open op tafel bij de OVT Zuidasdok en A27 Noord. Beide mega-projecten zijn zogenoemde twee-fasen-contracten. Wat betekent dat in de praktijk?: ‘Denk in oplossingen op basis van vertrouwen. Alles is transparant en open boek. Ook offertes van leveranciers. Even wennen, maar zeker de moeite. Deze kennis mag niet verloren gaan.’

Actief kennis delen en ervaring overdragen is essentieel nu de eerste stappen zijn gezet binnen met de twee-fasen-contracten. ‘Het team en de ambities in samenwerking staan voorop. Het is belangrijk om positieve ervaringen vast te houden. Opnieuw te gebruiken en te verbeteren. Ruimte voor missers hoort erbij. Van fouten leer je’, weten Erik van Weesep, Judith Kastelijn en Peter Luitjens uit ervaring. 

Erik en Peter trekken aan de touwtjes bij OVT Zuidasdok als projectdirecteur en technisch manager. Het spoorproject bij station Amsterdam Zuid zit inmiddels in de tweede fase. Judith is opstartmanager van de A27 Noord bij Utrecht, het wegtraject met twee bruggen tussen Houten en Hooipolder dat fase een doorloopt. 

De nieuwsgierigheid is groot. Vanuit de bouwkeet in Amsterdam mochten belangstellenden virtueel aanschuiven bij de kennissessie ‘Twee Fasen: leren over projecten heen’. Door het hele land keken andere Mobilis collega’s online mee en stelden vragen. Vijf ervaringen worden alvast gedeeld omdat iedereen in bouwend Nederland kan leren van het nieuwe samenwerken. 

Ervaring 1 - Open boekhouding en flexibileit

Judith: ‘Het loont de moeite om te investeren in het team. Inderdaad één integraal projectteam dat samenwerkt vanuit één locatie. Bij de A27 hebben we een samenwerkingsweek georganiseerd in een oud fort. Samen doorgronden, brainstormen met een ‘serious game’ en echt kennis maken. Iedereen heeft een handtekening gezet onder het Samenwerkingspact van de Groene Waarden. Zo gaan we komende jaren samenwerken met een nieuwe invulling voor bestaande rollen. De vibe is goed. En nu volhouden.’

Erik: ‘Bij OVT lag er al een ontwerp voor de brede onderdoorgangen onder de Ring A10 dat we in de eerste fase samen hebben uitgewerkt. Het is een complex project met een complexe historie. Je móet elkaar vertrouwen en samen verder met een basisplan. Dat is best buiten de comfortzone van het hele team. Aanvankelijk wilde ZAD ons niet voor de voeten lopen. Vanuit goede intenties bleek dat averechts te werken. Al snel kwam alles op tafel. Oud gedrag met wantrouwen en een wij/zij-cultuur is je grootste risico. ‘Ja, maar’ moet plaatsmaken voor denken in oplossingen.’

Ervaring 2 - Kies je team zorgvuldig en investeer in samenwerking

Peter: ‘Zet je beste experts bij elkaar en je hebt binnen een uur voor elk probleem een slimme oplossing. Maar die moet dan wel passen in het grote plaatje. Elke kleine wijziging kan toch grote gevolgen hebben in de brede context. Dus tegelijk is de basis: Elkaar niet verrassen, elke stap uitleggen en elkaar in elke stap meenemen. Het klinkt misschien omslachtig, maar het is de enige manier om een project te doorgronden en succesvol verder te komen richting de tweede fase met een soepel lopende uitvoering.’ 

Ervaring 3 - Veel beter doorgronden van onzekere factoren

Erik: ‘Het loont de moeite om relatief veel energie te steken in de eerste fase. Op basis van het ontwerp samen kansen en risico’s te doorgronden. Met aparte experttafels zijn de onzekerheden uitgewerkt en zover als mogelijk ingekaderd. Benut de eerste fase om de toprisico’s goed door te spreken en bespreek ook optimalisaties die geld besparen. 100% zekerheid heb je in een bouwproject nooit, maar ook dat kun je benoemen en vastleggen. 

Ervaring 4 - Let op de kamelenbult of prijspiek in de eerste fase

Erik: ‘Die prijspiek ontstaat op het moment dat alle slechtste scenario’s worden opgeteld en in geld worden uitgedrukt. Op dat moment lijkt het budget te ontploffen. Het is de kunst om dan de rust te bewaren en niet in de stress te schieten. Voor een opdrachtnemer is dit een normaal verschijnsel in een calculatieproces maar je moet het wel goed uitleggen aan een Opdrachtgever, anders is een conflict zo ontstaan. De daling zet in als je samen beheersmaatregelen bedenkt en bekijkt hoe realistisch de kans van optreden is. Bovendien is het aantal wijzigingen in de planning en uitvoering veel lager. Niemand heeft echter een glazen bol. Eigenlijk kunnen we pas in 2030 echt zeggen hoe succesvol twee fasen contracten verlopen.’ 

Judith: ‘Het is belangrijk om te weten dat die piek er komt en erbij hoort. Wij ervaren de eerste fase als een soort luxe dialoogfase waarbij je samen creëert, toetst en zorgt voor draagvlak om tot een soepele uitvoering te komen. Alle energie gaat naar het afbakenen van een voorspelbaar project waarbij geldt: eerlijk geld, eerlijk werk. Bij een open boekhouding komen ook de offertes van leveranciers op tafel.’ 

Ervaring 5 - Twee fasen-aanpak lijkt qua samenwerken op bouwteams

Gezamenlijke conclusie: ‘Klopt, de ervaring met twee fases in omvangrijke projecten zoals OVT en A27 is beperkt, maar bouwteams met twee fases en vergaande samenwerking, doen we al jaren. Denk aan de bouwteams bij de RWZI’s zoals Weert, Panheel, Tilburg en Zwanenburg. Denk aan de alliantie bij de onderdoorgang in Geldermalsen en de aanpak van Oranje Loper in Amsterdam. En niet te vergeten aan Nec4 bij de Ring Antwerpen. Bouwen is mensenwerk. Dat blijft zo, maar door anders samen te werken kom je tot betere oplossingen en verloopt het proces soepeler.’

Zeven praktische tips van 2-fasen-experts: 

  1. Samen werken aan samenwerken: Investeer in teamsamenwerking, leer elkaar goed kennen 
  2. Vertrouwen moet groeien: wees open en transparant
  3. Formuleer gezamenlijke projectambities en respecteer verschillende belangen
  4. Verschil van mening is niet erg, als het team ze maar ‘best for project’ oplost
  5. Kijk samen naar kansen en risico’s: zorg voor een werkbare verdeling
  6. Zorg voor korte lijnen: Ga samen in één locatie/keet zitten
  7. Vier successen!
Auteur: Ingrid Koenen

Nog meer info over twee-fasen vind je op de websites van:

Onze projecten

Stuur artikel door